Les teksten i denne boksen før du starter arkivering. Her gir vi tips til gjennomføring av arkivering. Lengre nede på siden vil vi vise hvordan det gjøres.
Arkivering bør kun være aktivert i løpet av en kort periode, gjerne kun én dag. Denne dagen kan gjerne være kommunalt bestemt, dersom en PedIT inneholder flere skoler.
Systemadministrasjon -> Genrerelle innstillinger.
Her finner du Arkiv på/av, og en sjekkboks.
Når sjekkboksen er merket, er arkivering aktivert.
OBS! Det er da mulig å arkivere både til gjeldende arkivår, samt tidligere arkivår som det ikke tidligere er arkivert til!
For å deaktivere arkivering, fjern krysset fra sjekkboksen og klikk "Bruk".
For å aktivere arkivering, sett kryss og klikk "Bruk".
Husk at arkivering på/av er en innstilling som gjelder hele din PedIT. Dersom dere er flere skoler i en kommunal PedIT, så er dette verdt å vite om, slik at det kan samarbeides om rutiner på de ulike skolene.
Arkivering ved nytt skoleår er aktuelt for PedITer der "Arbeidsplaner" og "Kontaktbok" er i bruk.
Ved arkivering blir arbeidsplaner, oppgaver og kontaktbøker flyttet fra klassen og til arkivet. Elever/deltakere har fremdeles tilgang til arkiverte oppgaver og vurderinger, ved å bruke rullegardin på personlig side, og velge det aktuelle arkivet de ønsker å se arbeider fra. Det samme gjelder kontaktbok.
Klassens struktur, med elever, veiledere, lærere og foresatte, beholdes.
Etter arkivering kan det være lurt å døpe om navn på klassen, eksempelvis fra 6.klasse til 7.klasse.
Dette er en funksjon tiltenkt skole, hvor en klasse er ferdig med et skoleår, for å starte på neste. Derfor er det lurt å arkivere når elevene har sommerferie, enten før eller etter lærernes ferie/avspasering. Mange synes det er greit å få gjort arkiveringen så raskt som mulig etter at elevene er ferdige. Da kan lærere fylle sidene med nytt innhold igjen, klart for neste skoleår.
Gå til forsiden på deres PedIT. Her må du være innlogget som administrator på høyeste nivå for å få tilgang. Vis verktøy.
Hvis det ikke ligger et arkiv i venstremenyen der, så må arkiv opprettes. Hvis det allerede eksisterer, gå til steg 2 - "Opprett spesifikt arkiv". Scroll nedover for å se dette.
Menyen: Legg til -> Arkiv.
Dette første arkivet fungerer som en holder for arkivene. Derfor er det hensiktsmessig å gi den det enkle navnet "Arkiv".
Gå inn i Arkivet som da enten eksisterte fra før, eller som ble opprettet. Her gjentas prosedyren. Legg til -> Arkiv.
Dette er det spesifikke arkivet som opprettes, og som gjør det mulig for lærere å arkivere sine klasser. Gi det et beskrivende navn, for eksempel "2011/2012".
OBS: Før du oppretter: Sjekk om andre skoler allerede har opprettet arkiv for det aktuelle arkivåret.
Gå til Systemadministrasjon på forsiden på din PedIT. Velg "Generelle innstillinger". Sett kryss foran "Arkiv på/av" og klikk "Bruk". Nå vil knappen "Arkiver klasse" dukke opp i alle klasser. Denne muligheten bør tas bort igjen umiddelbart etter arkivering, jf.pkt.6.
Nå har knappen "Arkiver klasse" dukket opp i alle klasser. Der velges det riktige arkivet (det siste er forhåndsvalgt) og ved klikk på knappen arkiveres klassen.
Selve arkiveringen av den enkelte klasse er noe den enkelte lærer kan gjøre selv. Sørg derfor for at din skole har gode rutiner på arkivering, for eksempel ved at klassestyrer gjør dette på et gitt tidspunkt, etter at alle lærere har gitt klarsignal om at vurderinger og innleveringer er gjort helt ferdige.
Dersom dette er en skoleklasse, og elevene skal opp et trinn etter arkivering, kan det være lurt å døpe om klassen umiddelbart etter arkivering. Husk å oppdatere metabeskrivelse på klasse, i fagholder/fag og arbeidsplaner, dersom GREP brukes.
Når arkivering er fullført så vil vi forhindre at det ved feiltakelser blir arkivert noe mer. Vi skal derfor fjerne knappen "Arkiver klasse".
Gå til forsiden på din PedIT og inn i Systemadministrasjon. Velg "Generelle innstillinger" og ta bort krysset fra "Arkiv på/av". Klikk "Bruk". Da er muligheten for å arkivere tatt bort.
Arkivering er absolutt og kan ikke angres. Det bør derfor sjekkes godt at elever er ferdige med sitt skoleår før arkiveringen finner sted.
Som nevnt går ingen innlevering, vurdering, kontaktbokmelding eller annet fortapt ved arkivering. Det bare flyttes, og er fremdeles tilgjengelig på normalt sted. Forskjellen er at en må velge på det aktuelle stedet at det skal vises informasjon fra arkivet.
Når arbeidsplaner og kontaktbøker er nå arkivert, kan disse finnes igjen på elevens personlige side ved å velge tidligere år under Vis
Ved arkivering av avgangsklasser følges samme rutine som over, men klassens navn skal ikke endres og i tillegg stoppes publisering av klassen. Det gjøres fra klassens forside:
Vis verktøy > Endre > Publisering
Her endrer du dato for "Stopp" f.eks. til gårsdagen. Klassen finnes da i arkivet, men vises ikke lenger på skolens side.
Ved arkivering av klasser som skal over på ny skole/avdeling i samme PedIT følges samme rutine som vanlig. For eksempel om en klasse skal fra avdeling Barnetrinn til Ungdomstrinn.
Etter arkivering må toppadministrator flytte klassen. Det gjøres slik:
Det er ikke mulig å flytte en klasse fra en PedIT til en annen.